Калкулатор на разходите за срещи

Цената на срещата се изчислява, като се умножи средната часова ставка на участниците по броя на участниците и продължителността на срещата в часове. Формула: Обща стойност = почасова ставка × брой участници × (продължителност в минути ÷ 60). Например, 30-минутна среща с 5 души, които получават 50 USD/час, струва: $50 × 5 × 0.5 = $125.

Изчисляването на разходите за срещи помага на организациите да разберат реалното финансово въздействие на срещите и да вземат по-добри решения относно необходимостта от срещи, тяхната продължителност и посещаемост. То насърчава по-ефективни срещи, помага за идентифициране на разточителни практики и насърчава културата на уважение към времето на всички. Много компании установяват, че ненужните срещи им струват хиляди долари месечно.

Ако участниците имат различни часови ставки, изчислете средната часова ставка, като съберете всички индивидуални ставки и ги разделите на броя на участниците. Алтернативно можете да направите отделни изчисления за различните групи (напр. мениджъри срещу членове на екипа) и да съберете резултатите. Нашият калкулатор използва една ставка, така че използването на средната стойност ви дава добра оценка.

Намалете разходите за срещи чрез: 1) Ограничаване на присъствието само до основните участници, 2) Определяне на строги времеви граници и спазване на дневния ред, 3) Използване на асинхронна комуникация, когато е възможно, 4) Започване и приключване на срещите навреме, 5) Изпращане на материали преди срещата, така че срещите да бъдат по-кратки, и 6) Редовна оценка на това кои повтарящи се срещи са все още необходими.

Истинската цена на срещата се простира отвъд самата среща. Добавете времето за подготовка (проучване, създаване на слайдове) - 30-60 минути на участник за официални срещи, плюс 10-15 минути за превключване на контекста преди и след тях. Една 1-часова среща с 5 участници може да представлява 8-10 часа общо въздействие върху производителността. Изчислете общите разходи, като включите 25-50 % допълнително време за подготовка и превключване на контекста.

Заменете срещите с асинхронна комуникация, когато: споделяте информация, която не се нуждае от обсъждане, предоставяте актуализации на състоянието, обявявате вече взети решения, събирате информация, която не изисква обсъждане, или координирате прости графици. Използвайте срещите за: мозъчна атака, решаване на сложни проблеми, разрешаване на конфликти, изграждане на екип и решения, изискващи незабавна обратна връзка и консенсус.

Повтарящите се срещи увеличават значително разходите. Седмична едночасова среща с 5 души при 50 долара на час струва 250 долара на среща, 13 000 долара годишно. Ежедневни 15-минутни срещи с 8 души на 40 долара на час струват 67 долара на среща, 17 400 долара годишно. Преглеждайте повтарящите се срещи на тримесечие - премахването или съкращаването само на една ненужна повтаряща се среща може да спести хиляди долари годишно.

Най-добрите компании прилагат: задължителен дневен ред, изпратен 24 часа предварително, стандартни 25- или 50-минутни срещи (а не 30/60), за да се осигури време за буфер, задължителна подготовка или отказ от присъствие, определени записвачи за точките за действие, дни без срещи за задълбочена работа, постоянни 15-минутни контролни срещи вместо едночасови срещи за състоянието и безмилостно орязване на повтарящите се срещи на тримесечие.

Направете разходите за срещи прозрачни, като споделите изчисленията с екипа си. Преди да планирате срещата, попитайте: "Струва ли си тази среща Х долара? Документирайте резултатите от вземането на решения и възвръщаемостта на инвестициите. Ако дадена среща генерира решения, засягащи над 10 000 долара в бюджета, или спестява над 10 часа работа, тя е лесно оправдана. Ако резултатите са неясни или могат да бъдат постигнати чрез имейл, отменете я. Тази отчетност значително подобрява качеството на срещите.