Kalkulačka nákladů na setkání

Náklady na setkání se vypočítají vynásobením průměrné hodinové sazby účastníků počtem účastníků a délkou trvání setkání v hodinách. Vzorec: Celkové náklady = hodinová sazba × počet účastníků × (doba trvání v minutách ÷ 60). Například 30minutová schůzka s 5 účastníky s hodinovou mzdou 50 USD stojí: $50 × 5 × 0.5 = $125.

Výpočet nákladů na schůzky pomáhá organizacím pochopit skutečný finanční dopad schůzek a lépe se rozhodovat o jejich nezbytnosti, délce trvání a návštěvnosti. Podporuje efektivnější schůzky, pomáhá identifikovat nehospodárné postupy a podporuje kulturu respektování času všech zúčastněných. Mnoho společností zjišťuje, že je zbytečné schůzky stojí tisíce dolarů měsíčně.

Pokud mají účastníci různé hodinové sazby, vypočítejte průměrnou hodinovou sazbu tak, že sečtete všechny jednotlivé sazby a vydělíte je počtem účastníků. Případně můžete provést samostatné výpočty pro různé skupiny (např. manažeři vs. členové týmu) a výsledky sečíst. Naše kalkulačka používá jednu sazbu, takže použití průměru vám poskytne dobrý odhad.

Snížení nákladů na schůzky: 1) omezit účast pouze na nezbytné účastníky, 2) stanovit přísné časové limity a dodržovat pořady jednání, 3) používat asynchronní komunikaci, pokud je to možné, 4) začínat a končit schůzky včas, 5) zasílat materiály před schůzkou, aby schůzky mohly být kratší, a 6) pravidelně vyhodnocovat, které opakující se schůzky jsou ještě nutné.

Skutečné náklady na schůzku přesahují rámec samotné schůzky. Připočtěte čas na přípravu (rešerše, tvorba prezentací), který u formálních schůzek činí 30-60 minut na účastníka, plus 10-15 minut na přepínání souvislostí před a po schůzce. Hodinová schůzka s 5 účastníky může představovat 8-10 hodin celkového dopadu na produktivitu. Vypočítejte celkové náklady tak, že započítáte 25-50 % dalšího času na přípravu a přepínání kontextu.

Nahraďte schůzky asynchronní komunikací, když: sdílíte informace, které nevyžadují diskusi, poskytujete aktualizace stavu, oznamujete již učiněná rozhodnutí, shromažďujete podněty, které nevyžadují diskusi, nebo koordinujete jednoduché plány. Schůzky používejte pro: brainstorming, řešení složitých problémů, řešení konfliktů, budování týmu a rozhodnutí vyžadující okamžitou zpětnou vazbu a konsensus.

Opakující se schůzky výrazně zvyšují náklady. Týdenní jednohodinová schůzka s pěti lidmi při ceně 50 dolarů za hodinu stojí 250 dolarů za schůzku, tedy 13 000 dolarů ročně. Denní 15minutové porady s 8 lidmi za 40 USD/hod stojí 67 USD za poradu, tedy 17 400 USD ročně. Čtvrtletní revize opakujících se schůzek - odstranění nebo zkrácení jen jedné zbytečné opakující se schůzky může ušetřit tisíce dolarů ročně.

Nejlepší společnosti zavádějí: povinné agendy zasílané 24 hodin předem, standardní 25 nebo 50minutové schůzky (nikoli 30/60), aby byla k dispozici rezerva, povinná příprava nebo žádná účast, určení zapisovatelé pro akční body, dny bez schůzek pro hlubší práci, stálé 15minutové kontrolní schůzky namísto hodinových schůzek a nemilosrdné čtvrtletní ořezávání opakujících se schůzek.

Zpřehledněte náklady na schůzky tím, že se o výpočty podělíte se svým týmem. Před naplánováním se zeptejte: "Stojí tato schůzka X dolarů? Dokumentujte výsledky rozhodování a návratnost investic. Pokud schůzka vygeneruje rozhodnutí ovlivňující rozpočet ve výši více než 10 000 USD nebo ušetří více než 10 hodin práce, je snadno odůvodnitelná. Pokud jsou výsledky nejasné nebo jich lze dosáhnout prostřednictvím e-mailu, zrušte ji. Tato odpovědnost výrazně zlepšuje kvalitu schůzek.