Υπολογιστής κόστους συνάντησης

Το κόστος συνεδρίασης υπολογίζεται πολλαπλασιάζοντας τη μέση ωριαία τιμή των συμμετεχόντων με τον αριθμό των συμμετεχόντων και τη διάρκεια της συνεδρίασης σε ώρες. Τύπος: (Διάρκεια σε λεπτά ÷ 60). Για παράδειγμα, μια συνάντηση διάρκειας 30 λεπτών με 5 άτομα που κερδίζουν 50 δολάρια/ώρα κοστίζει: $50 × 5 × 0.5 = $125.

Ο υπολογισμός του κόστους των συνεδριάσεων βοηθά τους οργανισμούς να κατανοήσουν τον πραγματικό οικονομικό αντίκτυπο των συνεδριάσεων και να λάβουν καλύτερες αποφάσεις σχετικά με την αναγκαιότητα, τη διάρκεια και τη συμμετοχή στις συνεδριάσεις. Ενθαρρύνει πιο αποτελεσματικές συσκέψεις, βοηθά στον εντοπισμό σπάταλων πρακτικών και προωθεί μια κουλτούρα σεβασμού του χρόνου όλων. Πολλές εταιρείες διαπιστώνουν ότι οι περιττές συσκέψεις τους κοστίζουν χιλιάδες δολάρια μηνιαίως.

Εάν οι συμμετέχοντες έχουν διαφορετικές ωριαίες τιμές, υπολογίστε τη μέση ωριαία τιμή προσθέτοντας όλες τις επιμέρους τιμές και διαιρώντας με τον αριθμό των συμμετεχόντων. Εναλλακτικά, μπορείτε να εκτελέσετε ξεχωριστούς υπολογισμούς για διαφορετικές ομάδες (π.χ. διευθυντές έναντι μελών της ομάδας) και να αθροίσετε τα αποτελέσματα. Η αριθμομηχανή μας χρησιμοποιεί μια ενιαία τιμή, οπότε η χρήση του μέσου όρου σας δίνει μια καλή εκτίμηση.

Μειώστε το κόστος συνεδριάσεων με: 1) περιορίζοντας τη συμμετοχή μόνο στους απαραίτητους συμμετέχοντες, 2) θέτοντας αυστηρά χρονικά όρια και τηρώντας την ημερήσια διάταξη, 3) χρησιμοποιώντας ασύγχρονη επικοινωνία όταν είναι δυνατόν, 4) ξεκινώντας και τελειώνοντας τις συνεδριάσεις στην ώρα τους, 5) αποστέλλοντας υλικό πριν από τις συνεδριάσεις ώστε οι συνεδριάσεις να είναι συντομότερες και 6) αξιολογώντας τακτικά ποιες επαναλαμβανόμενες συνεδριάσεις εξακολουθούν να είναι απαραίτητες.

Το πραγματικό κόστος της συνάντησης εκτείνεται πέρα από την ίδια τη συνάντηση. Προσθέστε χρόνο προετοιμασίας (έρευνα, δημιουργία διαφανειών) 30-60 λεπτά ανά συμμετέχοντα για επίσημες συνεδριάσεις, συν 10-15 λεπτά εναλλαγής περιβάλλοντος πριν και μετά. Μια συνάντηση διάρκειας 1 ώρας με 5 συμμετέχοντες μπορεί να αντιπροσωπεύει 8-10 συνολικές ώρες αντίκτυπου στην παραγωγικότητα. Υπολογίστε το συνολικό κόστος συμπεριλαμβάνοντας 25-50% επιπλέον χρόνο για προετοιμασία και εναλλαγή περιβάλλοντος.

Αντικαταστήστε τις συσκέψεις με ασύγχρονη επικοινωνία όταν: μοιράζεστε πληροφορίες που δεν χρειάζονται συζήτηση, παρέχετε ενημερώσεις κατάστασης, ανακοινώνετε αποφάσεις που έχουν ήδη ληφθεί, συλλέγετε πληροφορίες που δεν απαιτούν συζήτηση ή συντονίζετε απλά χρονοδιαγράμματα. Χρησιμοποιήστε συσκέψεις για: καταιγισμό ιδεών, επίλυση σύνθετων προβλημάτων, επίλυση συγκρούσεων, δημιουργία ομάδας και αποφάσεις που απαιτούν άμεση ανατροφοδότηση και συναίνεση.

Οι επαναλαμβανόμενες συνεδριάσεις επιτείνουν δραματικά το κόστος. Μια εβδομαδιαία συνάντηση διάρκειας 1 ώρας με 5 άτομα με 50 δολάρια την ώρα κοστίζει 250 δολάρια ανά συνάντηση, δηλαδή 13.000 δολάρια ετησίως. Οι καθημερινές 15λεπτες συσκέψεις με 8 άτομα προς 40 δολάρια/ώρα κοστίζουν 67 δολάρια ανά σύσκεψη, 17.400 δολάρια ετησίως. Επανεξετάστε τις επαναλαμβανόμενες συσκέψεις ανά τρίμηνο - η εξάλειψη ή η συντόμευση μιας μόνο περιττής επαναλαμβανόμενης σύσκεψης μπορεί να εξοικονομήσει χιλιάδες δολάρια ετησίως.

Οι κορυφαίες εταιρείες εφαρμόζουν: υποχρεωτικές ημερήσιες διατάξεις που αποστέλλονται 24 ώρες νωρίτερα, προεπιλεγμένες συνεδριάσεις 25 ή 50 λεπτών (όχι 30/60) για να υπάρχει χρόνος απομόνωσης, απαιτούμενη προετοιμασία ή καθόλου παρουσία, καθορισμένους σημειωτές για τα σημεία δράσης, ημέρες χωρίς συνεδριάσεις για βαθιά εργασία, μόνιμες 15λεπτες συναντήσεις ελέγχου αντί για ωριαίες συνεδριάσεις κατάστασης και ανελέητο κλάδεμα των επαναλαμβανόμενων συνεδριάσεων ανά τρίμηνο.

Κάντε το κόστος των συνεδριάσεων διαφανές, μοιραζόμενοι τους υπολογισμούς με την ομάδα σας. Πριν από τον προγραμματισμό, ρωτήστε: "Αξίζει αυτή η συνάντηση Χ δολάρια;". Τεκμηριώστε τα αποτελέσματα της λήψης αποφάσεων και την απόδοση της επένδυσης. Εάν μια σύσκεψη παράγει αποφάσεις που επηρεάζουν τον προϋπολογισμό κατά 10.000 δολάρια+ ή εξοικονομεί 10+ ώρες εργασίας, δικαιολογείται εύκολα. Εάν τα αποτελέσματα δεν είναι σαφή ή μπορούν να επιτευχθούν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ακυρώστε την. Αυτή η λογοδοσία βελτιώνει δραματικά την ποιότητα των συσκέψεων.