Koosoleku kulude kalkulaator

Koosoleku maksumus arvutatakse, korrutades osalejate keskmise tunnitasu osalejate arvu ja koosoleku kestuse tundides. Valem: Kogukulu = tunnitasu × osalejate arv × (kestus minutites ÷ 60). Näiteks 30-minutiline koosolek, kus 5 inimest teenib 50 dollarit tunnis, maksab: $50 × 5 × 0.5 = $125.

Koosolekute kulude arvutamine aitab organisatsioonidel mõista koosolekute tegelikku rahalist mõju ja teha paremaid otsuseid koosolekute vajalikkuse, kestuse ja osavõtu kohta. See soodustab tõhusamaid koosolekuid, aitab tuvastada raiskavaid tavasid ja edendab kõigi aja säästmise kultuuri. Paljud ettevõtted leiavad, et mittevajalikud koosolekud lähevad neile igakuiselt maksma tuhandeid dollareid.

Kui osalejatel on erinevad tunnitasud, arvutage keskmine tunnitasu, liites kõik individuaalsed tasud kokku ja jagades need osalejate arvuga. Teise võimalusena võite teha eraldi arvutused erinevate rühmade jaoks (nt juhid vs. meeskonnaliikmed) ja summeerida tulemused. Meie kalkulaator kasutab ühte hinda, nii et keskmist kasutades saate hea hinnangu.

Vähendage koosolekute kulusid: 1) piirata osalemist ainult oluliste osalejatega, 2) kehtestada ranged ajalised piirangud ja pidada kinni päevakordadest, 3) kasutada võimaluse korral asünkroonset suhtlust, 4) alustada ja lõpetada koosolekud õigeaegselt, 5) saata koosolekueelsed materjalid, et koosolekud oleksid lühemad, ja 6) hinnata regulaarselt, millised korduvad koosolekud on endiselt vajalikud.

Koosoleku tegelik maksumus ulatub kaugemale koosolekust endast. Lisage ettevalmistusaeg (uurimistöö, slaidide koostamine) 30-60 minutit ühe osaleja kohta formaalse koosoleku puhul, pluss 10-15 minutit kontekstivahetust enne ja pärast koosolekut. Ühe tunni pikkune koosolek 5 osavõtjaga võib kokku mõjutada tootlikkust 8-10 tundi. Arvutage kogukulu, võttes arvesse 25-50% lisaaega ettevalmistusele ja kontekstivahetusele.

Asendage koosolekud asünkroonilise suhtlusega, kui: jagate teavet, mis ei vaja arutelu, annate seisuaruandeid, teatate juba tehtud otsustest, kogute sisendit, mis ei vaja arutelu, või koordineerite lihtsaid ajakavasid. Kasutage koosolekuid: ajurünnakute, keeruliste probleemide lahendamise, konfliktide lahendamise, meeskonnatöö ning otseseid tagasisidet ja konsensust nõudvate otsuste tegemiseks.

Korduvad koosolekud suurendavad kulusid märkimisväärselt. Nädalane 1-tunnine kohtumine 5 inimesega hinnaga 50 dollarit tunnis maksab 250 dollarit kohtumise kohta, 13 000 dollarit aastas. Igapäevased 15-minutilised koosolekud 8 inimesega 40 $/tunnis maksavad 67 $ koosoleku kohta, 17 400 $ aastas. Vaadake korduvad koosolekud kord kvartalis läbi - juba ühe ebavajaliku korduva koosoleku kaotamine või lühendamine võib säästa tuhandeid dollareid aastas.

Parimad ettevõtted rakendavad järgmist: kohustuslikud päevakorrad, mis saadetakse 24 tundi ette, 25- või 50-minutilised koosolekud (mitte 30/60), et võimaldada puhveraega, nõutav ettevalmistus või mitteosalemine, tegevuspunktide jaoks määratud märkmete tegijad, koosolekuvabad päevad põhjaliku töö jaoks, 15-minutilised kontrollkohtumised tunnipikkuste koosolekute asemel ja korduvate koosolekute halastamatu kärpimine kord kvartalis.

Tehke koosolekute kulud läbipaistvaks, jagades arvutusi oma meeskonnaga. Enne ajakava koostamist küsige: "Kas see koosolek on X dollarit väärt?". Dokumenteerige otsuste tegemise tulemused ja tasuvus. Kui koosolek toob kaasa otsuseid, mis mõjutavad eelarvet üle 10 000 dollari või säästab üle 10 tunni tööd, on see kergesti põhjendatud. Kui tulemused on ebaselged või neid saaks saavutada e-posti teel, tühistage see. Selline aruandekohustus parandab oluliselt koosolekute kvaliteeti.