Találkozó költségkalkulátor

Az értekezlet költségét úgy számítják ki, hogy a résztvevők átlagos óradíját megszorozzák a résztvevők számával és az értekezlet időtartamával órákban. Képlet: Teljes költség = óradíj × résztvevők száma × (időtartam percben ÷ 60). Például egy 30 perces megbeszélés 5 fővel, akik 50 $/óránként keresnek, a következő költségekkel jár: $50 × 5 × 0.5 = $125.

Az értekezletek költségeinek kiszámítása segít a szervezeteknek megérteni az értekezletek valós pénzügyi hatását, és jobb döntéseket hozni az értekezletek szükségességéről, időtartamáról és részvételéről. Hatékonyabb értekezleteket ösztönöz, segít azonosítani a pazarló gyakorlatokat, és elősegíti a mindenki idejét tiszteletben tartó kultúrát. Sok vállalat úgy találja, hogy a felesleges értekezletek havonta több ezer dollárba kerülnek nekik.

Ha a résztvevőknek különböző óradíjai vannak, számítsa ki az átlagos óradíjat úgy, hogy az összes egyéni óradíjat összeadja, és elosztja a résztvevők számával. Alternatívaként külön számításokat is végezhet a különböző csoportokra (pl. vezetők vs. csapattagok), és az eredményeket összegezheti. Kalkulátorunk egyetlen díjszabást használ, így az átlag használata jó becslést ad.

Csökkentse a találkozók költségeit: 1) A jelenlétet csak a feltétlenül szükséges résztvevőkre korlátozzák, 2) Szigorú időkorlátokat szabnak és betartják a napirendeket, 3) Lehetőség szerint aszinkron kommunikációt használnak, 4) Az üléseket időben kezdik és befejezik, 5) Az ülések előtt kiküldik az anyagokat, így az ülések rövidebbek lehetnek, és 6) Rendszeresen értékelik, hogy mely ismétlődő ülésekre van még szükség.

A valódi tárgyalási költségek túlmutatnak magán a tárgyaláson. A hivatalos megbeszélések esetében számoljunk hozzá a felkészülési időt (kutatás, diakészítés), ami résztvevőnként 30-60 percet jelent, plusz 10-15 percet a kontextusváltásra előtte és utána. Egy 1 órás értekezlet 5 résztvevővel 8-10 órányi termelékenységi hatást jelenthet. Számítsa ki a teljes költséget úgy, hogy 25-50%-kal több időt számol a felkészülésre és a kontextusváltásra.

Helyettesítse az értekezleteket aszinkronizált kommunikációval, amikor: olyan információkat oszt meg, amelyek nem igényelnek megbeszélést, állapotfrissítéseket ad, már meghozott döntéseket jelent be, vitát nem igénylő inputokat gyűjt, vagy egyszerű ütemterveket koordinál. Használja az értekezleteket: ötletelésre, összetett problémamegoldásra, konfliktusmegoldásra, csapatépítésre, valamint azonnali visszajelzést és konszenzust igénylő döntésekre.

Az ismétlődő találkozók drámaian megnövelik a költségeket. Egy heti 1 órás megbeszélés 5 fővel, 50 $/óránként 250 $-ba, azaz évi 13 000 $-ba kerül. A napi 15 perces megbeszélések 8 fővel, 40 $/óránként 67 $-ba kerülnek megbeszélésenként, ami évi 17 400 $. Negyedévente vizsgálja felül a visszatérő megbeszéléseket - egyetlen feleslegesen visszatérő megbeszélés megszüntetése vagy lerövidítése évente több ezer dollárt takaríthat meg.

A legjobb vállalatok a következőket alkalmazzák: 24 órával előre kiküldött kötelező napirendek, alapértelmezett 25 vagy 50 perces (nem 30/60) értekezletek, hogy legyen pufferidő, kötelező felkészülés vagy a részvétel hiánya, kijelölt jegyzetelők a cselekvési pontokhoz, értekezletmentes napok az elmélyült munkához, állandó 15 perces ellenőrző megbeszélések az egyórás státuszértekezletek helyett, és a negyedévente ismétlődő értekezletek kíméletlen visszaszorítása.

Tegye átláthatóvá az értekezletek költségeit azáltal, hogy megosztja a számításokat a csapatával. A megbeszélés előtt kérdezze meg: "Megéri ez a megbeszélés X dollárt?". Dokumentálja a döntéshozatali eredményeket és a ROI-t. Ha egy értekezlet több mint 10 000 USD költségvetést érintő döntéseket hoz, vagy több mint 10 órányi munkát takarít meg, akkor könnyen igazolható. Ha az eredmények nem egyértelműek vagy e-mailben is elérhetők, törölje a megbeszélést. Ez az elszámoltathatóság drámaian javítja a megbeszélések minőségét.