ミーティング費用計算機

会議費用は、出席者の平均時給に出席者数と会議時間（時間）を乗じて計算されます。計算式総費用＝時間単価×出席者数×（所要時間（分）÷60）。例えば、時給$50の5人で30分のミーティングを行う場合、以下のようになります：$50 × 5 × 0.5 = $125.

会議のコストを計算することで、組織は会議の実際の財務的影響を理解し、会議の必要性、期間、出席についてより良い意思決定を行うことができます。より効率的な会議を奨励し、無駄な慣習を特定するのに役立ち、全員の時間を尊重する文化を促進します。多くの企業が、不必要な会議によって毎月数千ドルのコストがかかっていることに気づいています。

出席者の時給が異なる場合は、個々の時給をすべて加算し、出席者数で割って平均時給を計算します。あるいは、異なるグループ（例：マネージャーとチームメンバー）について別々に計算し、結果を合計することもできます。私たちの計算機では、単一のレートを使用しているので、平均を使用すると、良い見積もりが得られます。

会議のコストを削減するには1) 必要な参加者だけに出席を限定する、2) 時間制限を厳格に設定し、アジェンダを守る、3) 可能な限り非同期コミュニケーションを利用する、4) 定刻に会議を開始し、終了する、5) 事前に資料を送付し、会議を短縮する、6) 定期的に開催される会議のうち、まだ必要なものを定期的に評価する。

真の会議コストは、会議そのものにとどまらない。正式な会議の場合、出席者1人あたり30～60分の準備時間（リサーチ、スライド作成）と、その前後に10～15分のコンテキストの切り替え時間を加える。5人の出席者で1時間のミーティングを行う場合、合計8～10時間の生産性への影響があります。準備とコンテキストの切り替えにかかる25～50％の追加時間を含めて総コストを計算する。

会議を非同期コミュニケーションに置き換えるのは、次のような場合である：議論の必要のない情報の共有、ステータスアップデートの提供、すでに決定したことの発表、議論の必要のない意見の収集、簡単なスケジュールの調整。ブレーンストーミング、複雑な問題解決、コンフリクトの解決、チームビルディング、即時のフィードバックとコンセンサスを必要とする意思決定。

ミーティングを繰り返すと、コストは劇的に増える。週1回、5人で1時間のミーティングを行う場合、1回あたり250ドル、年間13,000ドルかかる。毎日15分のミーティングを8人、時給40ドルで行うと、1回あたり67ドル、年間17,400ドルかかる。四半期ごとに定期的な会議を見直す - 不要な定期的な会議を1つなくすか短縮するだけで、年間数千ドルの節約になる。

トップ企業が実施しているのは、24時間前に送られるアジェンダの義務付け、バッファ時間を確保するためのデフォルトの25分か50分のミーティング（30分／60分ではない）、準備の義務付けまたは出席の義務付け、アクションアイテムのメモ係の指定、深い仕事のためのミーティング不要日、1時間のステータスミーティングの代わりに常時15分のチェックイン、四半期ごとの定期的なミーティングの冷酷な刈り込みなどである。

チームで計算を共有することで、会議のコストを透明化する。スケジュールを立てる前に、「この会議にはXドルの価値があるか」と問う。意思決定の結果とROIを文書化する。その会議が1万ドル以上の予算に影響を与える意思決定を生み出したり、10時間以上の仕事を節約したりするのであれば、それは簡単に正当化できる。成果が不明確だったり、Eメールで達成できそうな場合は中止する。この説明責任により、会議の質が劇的に向上する。