Kalkulator stroškov srečanja

Stroški srečanja se izračunajo tako, da se povprečna urna postavka udeležencev pomnoži s številom udeležencev in trajanjem srečanja v urah. Formula: Skupni stroški = urna postavka × število udeležencev × (trajanje v minutah ÷ 60). Na primer, 30-minutni sestanek s petimi udeleženci, ki zaslužijo 50 USD na uro, stane: $50 × 5 × 0.5 = $125.

Izračun stroškov sestankov pomaga organizacijam razumeti dejanski finančni učinek sestankov in sprejeti boljše odločitve o nujnosti, trajanju in udeležbi na sestankih. Spodbuja učinkovitejše sestanke, pomaga prepoznati potratne prakse in spodbuja kulturo spoštovanja časa vseh. Številna podjetja ugotavljajo, da jih nepotrebni sestanki mesečno stanejo na tisoče dolarjev.

Če imajo udeleženci različne urne postavke, izračunajte povprečno urno postavko tako, da seštejete vse posamezne postavke in jih delite s številom udeležencev. Lahko pa izvedete ločene izračune za različne skupine (npr. za vodje in člane ekipe) in seštejete rezultate. Naš kalkulator uporablja enotno stopnjo, zato vam uporaba povprečja omogoča dobro oceno.

Zmanjšajte stroške sestankov z: 1) omejite udeležbo le na nujne udeležence, 2) določite stroge časovne omejitve in se držite dnevnih redov, 3) uporabite asinhrono komunikacijo, kadar je to mogoče, 4) sestanke začnite in končajte pravočasno, 5) pošljite gradivo pred sestankom, da bodo sestanki krajši, in 6) redno ocenjujte, kateri ponavljajoči se sestanki so še potrebni.

Pravi stroški sestanka presegajo stroške samega sestanka. Dodajte čas za pripravo (raziskave, priprava diapozitivov), ki znaša 30-60 minut na udeleženca za uradne sestanke, ter 10-15 minut za preklapljanje konteksta pred in po sestanku. Enourni sestanek s petimi udeleženci lahko pomeni od 8 do 10 skupnih ur vpliva na produktivnost. Izračunajte skupne stroške z vključitvijo 25-50 % dodatnega časa za pripravo in preklapljanje konteksta.

Sestanke nadomestite z asinhroniziranim komuniciranjem, kadar: delite informacije, o katerih ni treba razpravljati, zagotavljate posodobitve stanja, sporočate že sprejete odločitve, zbirate prispevke, o katerih ni treba razpravljati, ali usklajujete preproste urnike. Sestanke uporabljajte za: viharjenje možganov, reševanje zapletenih problemov, reševanje konfliktov, gradnjo ekipe in odločitve, ki zahtevajo takojšnje povratne informacije in soglasje.

Ponavljajoči se sestanki močno povečajo stroške. Tedensko enourno srečanje s petimi ljudmi po 50 dolarjev na uro stane 250 dolarjev na srečanje oziroma 13.000 dolarjev na leto. Dnevni 15-minutni sestanki z 8 ljudmi po 40 USD/uro stanejo 67 USD na sestanek oziroma 17 400 USD na leto. Četrtletno preglejte ponavljajoče se sestanke - z odpravo ali skrajšanjem le enega nepotrebnega ponavljajočega se sestanka lahko prihranite več tisoč dolarjev na leto.

Najboljša podjetja izvajajo: obvezne dnevne rede, poslane 24 ur vnaprej, privzete 25- ali 50-minutne sestanke (in ne 30/60), da se zagotovi časovna rezerva, obvezne priprave ali odsotnost udeležbe, določene zapisovalce za akcijske točke, dneve brez sestankov za poglobljeno delo, stalne 15-minutne kontrolne sestanke namesto enournih sestankov o stanju in neusmiljeno četrtletno obrezovanje ponavljajočih se sestankov.

Stroške sestankov naredite pregledne, tako da izračune delite z ekipo. Pred načrtovanjem se vprašajte: "Ali je ta sestanek vreden X dolarjev? Dokumentirajte rezultate odločanja in donosnost naložbe. Če sestanek ustvari odločitve, ki vplivajo na več kot 10.000 USD proračuna ali prihranijo več kot 10 ur dela, je zlahka upravičen. Če so rezultati nejasni ali bi jih lahko dosegli prek e-pošte, sestanek prekličite. Ta odgovornost bistveno izboljša kakovost sestanka.